Montag, 20. November 2017
Lean Administration 2015

Fachkonferenz „LEAN Administration“

Wie Lean-Prinzipien auch außerhalb der Produktion erfolgreich eingeführt und weiterentwickelt werden, diskutieren Experten am 25. und 26. November in München
Richtig angewandt, versetzt Lean Administration Unternehmen in die Lage schneller, flexibler und effizienter auf sich permanent ändernde Markt- und Kundenanforderungen zu reagieren. Doch welche Rolle spielt die Führungskraft im Verbesserungsprozess? Wie kann Shop Floor Management im Office eingesetzt werden? Und wie gestaltet sich eine lernende Organisation? Diesen Fragen widmen sich die Experten auf der Management Circle Fachkonferenz „LEAN Administration“ am 25. und 26. November in München.

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Schlanke Administration, professionelles HR-Management

Die Multitest Elektronische Systeme GmbH setzt auf VEDA Software und Services, um ihre administrativen und strategischen Prozesse im HR-Management für 500 Mitarbeiter effizient zu steuern. Die VEDA-Lösungen für Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Personal- und Bewerbermanagement sind seit März 2015 im Einsatz. Die flexible Cloud-Gesamtlösung bietet vollständige Datenhoheit auf Kundenseite. Sie verkürzt die administrativen Arbeitsschritte deutlich und schafft Ressourcen zur Wahrnehmung strategischer, wertschöpfender Aufgaben.

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BMI führt Prozessmanagement ein

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Im Zuge der Verwaltungsmodernisierung sollen die Prozesse im BMI und seinem Geschäftsbereich untersucht und verbessert werden. Im Rahmen des Projektes hat das BMI eine geschäftsweite BIC Platform-Lizenz erworben. Damit ist BIC der Standard für Prozessmanagement im Ressort BMI.

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Prozesseffizienz in der öffentlichen Verwaltung


Seit Beginn der 90er Jahre hat die Diskussion über die Modernisierung in öffentlichen Verwaltungen in Deutschland nie aufgehört. In deren Rahmen wurden unter anderem Modernisierungskonzepte wie z. B. Aufgabenkritik, Privatisierung, Qualitätsmanagement, Prozessoptimierung mit IKT oder Personalentwicklung auf die öffentlichen Verwaltungen angewandt. Ergebnisse dieser Aktivitäten lassen erkennen, dass die Modernisierung des öffentlichen Sektors als langfristiger, nachhaltiger Prozess angelegt werden muss.

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PR-Software macht Öffentlichkeitsarbeit der Salzburg AG effizienter

Sigi Kämmerer, MAS, Leiter Kommunikations-Management und Pressesprecher der Salzburg AG
Der Energieversorger Salzburg AG nutzt ab sofort die PR-Software PressFile, um seine Öffentlichkeitsarbeit effizienter zu gestalten. Die Applikation unterstützt die Verwaltung von Verteilern, personalisierte Aussendungen sowie die interne Zusammenarbeit der Kommunikationsabteilung. In der Auswahlphase konnte sich PressFile auch gegen den Marktführer bei deutschsprachigen PR-Lösungen durchsetzen. „PressFile hat uns durch einfache und übersichtliche Abwicklung aller Arbeitsabläufe in der Pressearbeit überzeugt", begründet Sigi Kämmerer, Leiter Kommunikations-Management und Pressesprecher bei der Salzburg AG, die Entscheidung. „Ein weiterer Vorteil ist der Aufbau als browserbasierte Weblösung. Dadurch lassen sich unsere Daten auch bei externen Terminen einfach über das Internet abrufen und für aktives Kontaktmanagement nutzen", so Kämmerer weiter.

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Buchhaltungsabteilungen lassen sich Kosteneinsparungen entgehen

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Unternehmen in ganz Europa nutzen Einsparungsmöglichkeiten in der Buchhaltung nicht, weil sie sich der tatsächlichen Kosten des Rechnungsmanagements nicht bewusst sind. Dies ergab eine neue Studie des Informationsmanagement-Experten Iron Mountain in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut YouGov. Die europäische Studie zeigt, dass fast die Hälfte aller Befragten die tatsächliche Höhe der Bearbeitungskosten pro Rechnung nicht kennt. Die gesamten Buchhaltungskosten für Eingangsrechnungen sind hier als die Gesamtausgaben für die Bearbeitung einer Rechnung einschließlich Personal-, IT- und Speicherungskosten definiert. Diese Kosten werden von 8 von 10 Befragten in Frankreich und Spanien sowie allen Befragten in Deutschland als akzeptabel angesehen. Die Teilnehmer in England sind hier vorsichtiger: Nur 4 von 10 Befragten erachten die Buchhaltungskosten als vertretbar.

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Lean-Office-Projekt beim Verpackungshersteller Karl Knauer KG in Biberach/Baden


Ingenics_Lean_Office_System_kleinDank Effizienzsteigerungsmaßnahmen und verschlankter Prozesse verdoppelten die führenden Industrieländer ihre Produktivität innerhalb von 20 Jahren. Hingegen finden die Prozesse in der Verwaltung produzierender Unternehmen (aber auch bei vielen Dienstleistungsunternehmen) noch immer wenig Beachtung. Das ist weder durch praktische Erfahrung noch durch wissenschaftliche Studien zu rechtfertigen: Wie in der Produktion, gibt es im administrativen Bereich Potenziale zu heben, die entscheidend für die Rentabilität eines Unternehmens sein können. Wie mit einem überschaubaren zeitlichen und wirtschaftlichen Aufwand verblüffende Erfolge erzielt werden können, zeigt das Beispiel eines Ingenics-Projekts bei der Karl Knauer KG in Biberach/Baden.

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Intelligente Vorgangssteuerung ist Trumpf

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Denken Sie auch manchmal: „UND TÄGLICH GRÜSST DER VORGANG"? Mit diesem Jahresmotto möchten wir Sie für ein Thema sensibilisieren, das nicht neu, aber hochaktuell und erfolgskritisch ist: Intelligente Vorgangssteuerung. Denn viel zu viel Geschäftspotential „verpufft" in nicht durchgängigen Prozessen. Sichtbar wird dies, wenn trotz größter Bemühungen die Arbeit nicht mehr zu schaffen ist: Der Papierberg auf Ihrem Schreibtisch wird größer statt kleiner, Akten fordern Sie umständlich an, irgendeine Information fehlt Ihnen immer und den Arbeitsablauf haben Sie schon zum wiederholten Male neu definiert.

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Enorme Effektivitätssteigerung durch Employee Self Service


Der Employee Self Service (ESS), welcher mit „Mitarbeiterselbstverwaltung" übersetzt werden kann, hält vermehrt auch in mittelständischen Unternehmen Einzug. Ein Grund hierfür ist die steigende Akzeptanz von webbasierten Anwendungsprogrammen, die den Einsatz einer Mitarbeiterselbstverwaltung schnell und komplikationslos ermöglichen. Im wertschöpfenden Bereich sind Optimierungen hinsichtlich Kosten, Qualität und Zeit seit Jahrzehnten beispielsweise mittels Einführung von Lean Management oder auch Produktionssystemen quasi an der Tagesordnung. Beinahe ebenso lange, wurde der administrative Bereich nahezu sträflich vernachlässigt. Immer mehr Unternehmen erkennen mittlerweile, dass gerade in der Administration signifikante Einsparungs- und Verbesserungspotenziale unbeachtet bleiben.

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