Freitag, 24. November 2017

Operational Excellence: Ein wichtiger Baustein zur Realisierung der Unternehmensstrategie

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"Welche neue Sau wird denn jetzt durchs Dorf getrieben?" - Das mag sich manch einer der 570 Mitarbeiter der Rottendorf Pharma GmbH gedacht haben, als Ende 2009 zunächst die Abteilung Operational Excellence gegründet und in dem Zusammenhang die Lean Six Sigma Initiative (L6S) gestartet wurde. Dass es sich hierbei keineswegs um eine Eintagsfliege, sondern um den Start eines nachhaltigen Kulturwechsels, gehandelt hat, zeigt der heutige Stand der Initiative.

Die Rottendorf Pharma GmbH mit Hauptsitz in Ennigerloh ist ein weltweit tätiges, unabhängiges Dienstleistungsunternehmen für die Entwicklung, Herstellung und Verpackung von pharmazeutischen Produkten in fester Darreichungsform. Jede Leistung kann einzeln oder im Rahmen eines Full Service-Angebots in Anspruch genommen werden. Mit über 200 Kunden sowie einem Produktspektrum von über 500 Produkten steht die Rottendorf Pharma täglich vor dem Anspruch, auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der nationalen und internationalen Kunden über die gesamte Supply Chain als Full Service Technical Operations Organization optimal zu reagieren und somit hochwertige Leistungen zu einem wettbewerbsfähigen Preis anzubieten. Die damit verbundene Übernahme der vollen Prozessverantwortlichkeit ist die Unternehmens-Strategie, mit der sich die Rottendorf Pharma auf dem für das Unternehmen interessanten Marktsegment platziert hat.

Ende 2009 fiel die Entscheidung, diese Zukunft mit Hilfe von "Operational Excellence" (OE) unter Anwendung von "Lean Six Sigma Methoden" zu gestalten und zu realisieren. Durch die Kombination von Lean und Six Sigma stehen zwei anerkannte und akkreditierte Methoden zur Verbesserung der Effizienz von Organisationen zur Verfügung.

Der Stellenwert und die Wichtigkeit des Bereiches Operational Excellence für das Unternehmen zeigt sich an der Mitarbeiterstärke des internen OE-Support Teams. Die Abteilung OE wurde Ende 2009 unter der Leitung des Directors Operational Excellence mit zunächst zwei Mitarbeitern gegründet, die aus dem internen Personalpool rekrutiert wurden. Bis zum zweiten Quartal 2011 wurde das OE-Support Team um weitere zwei Mitarbeiter gestärkt, die ebenfalls aus Fachabteilungen in das OE-Team gewechselt sind. Aktuell sind alle Mitarbeiter in den wichtigsten Lean Methoden ausgebildet, zwei Mitarbeiter haben die Ausbildung zum Greenbelt beendet. Darüber hinaus wurde das Team kürzlich um einen extern rekrutierten Blackbelt ergänzt. Die zentralen Aufgaben des OE-Support Teams umfassen neben der eigenen Durchführung von Projekten vor allem auch die Bereiche Training sowie das Coaching von Projektleitern die in den Fachabteilungen angesiedelt sind. Darüber hinaus gehören das Nachverfolgen von Projekten sowie die Berechnung von Projekt-Benefits in Zusammenarbeit mit dem Controlling zu den Aufgaben des Teams.

Als externes Beratungshaus wurde die Firma Six Winners ausgewählt, die für einen Zeitraum bis Ende 2012 beratend zur Seite steht. Ein wichtiger Schritt für eine erfolgreiche Implementierung von Lean Six Sigma ist die Entwicklung und Definition der OE-Vision im Zusammenhang mit der strategischen Ausrichtung des Gesamtunternehmens. Für Rottendorf heißt das: "OE- Exzellenz in allem was wir tun. Wir sind exzellent, weil wir alle unsere Prozesse ständig verbessern, Verschwendungen radikal eliminieren, unsere Kompetenzen methodisch aufbauen und diese als ein Team systematisch anwenden. OE- Exzellenz, die der Kunde spürt." Wie an diesem ganzheitlichen Ansatz zu erkennen ist, werden alle Mitarbeiter des Unternehmens vom Senior Manager bis zur Reinigungskraft im Verlauf aktiv eingebunden.

Um das angestrebte Ziel jederzeit vor Augen zu haben, wurde eine auf die Vision zugeschnittene Roadmap entwickelt, in deren Zentrum die Planung und Nachverfolgung der OE-Kompetenzentwicklung steht. Die Inhalte der Roadmap werden im Rahmen der jährlichen Zieldefinitionen geprüft und bei Bedarf auch angepasst um eine Kongruenz mit den Unternehmenszielen zu gewährleisten. Im ersten Jahr (2010) stand neben der Gründung der Abteilung OE die Einführung von Lean Six Sigma Methoden im Fokus. Hierbei konzentrierte sich Rottendorf Pharma zunächst auf die Einführung von Lean Methoden wie 5S, Wertstromanalysen (VSM), Schnelles Umrüsten (SMED) sowie Process Mapping (PM) und Standardisierung von Prozessen. Durch die Auswahl dieser Tools wurde eine Wissensbasis über das gesamte Unternehmen, sowohl in den produzierenden als auch administrativen Bereichen des Unternehmens gelegt. Ab Mitte 2010 wurde parallel mit der Implementierung von Six Sigma begonnen. Für 2011 sind die Management Ziele zum einen die Vertiefung der bekannten Anwendungen sowie der die Einführung von z.B. Messung und Verbesserung der Anlageneffizienz (OEE), Total Productive Maintanance (TPM), Fehlervermeidung (Poka Yoke) und weiterer Tools. Das Jahr 2012 steht dann im Zeichen der Integration mit Kunden und Lieferanten. Der erwartete finanzielle Benefit über den drei Jahreszeitraum liegt bei über 3 Mio. €.

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Das der Vision und der Roadmap zugrunde liegende Schulungskonzept schließt sowohl die Ausbildung des OE-Support Teams als auch die Ausbildung von Mitarbeitern aus den Fachabteilungen ein. Während Schulungen in neuen Tools sowie die Six Sigma Schulungen durch das externe Beratungshaus durchgeführt werden, führt das OE-Support Team den so genannten "Whitebelt-Workshop" für neue Projektleiter durch. Hierbei werden Basis-Kenntnisse zu den Themen Lean Six Sigma, Projektmanagement sowie Problemlösung vermittelt. Im Anschluss daran werden ggf. projektspezifisch weitere Lean-Methoden an die Projektleiter weitergegeben. Die Auswahl und Benennung neuer Projektleiter erfolgt durch das Senior Management. Als Grundsatz gilt hier, dass keine Schulung ohne ein aktuelles durchzuführendes Projekt durchgeführt wird, und keine abschließende Zertifizierung zum Whitebelt ohne die absolvierte Schulung sowie das abgeschlossenes Projekt erfolgt Neben der Lehre des reinen Fachwissens wird bei der Rottendorf Pharma viel Wert auf die Vermittlung von Soft Skills gelegt. Hierzu wurden Programme sowohl für das Senior und das Mittlere Management, als auch für die Projektleiter definiert. Die Schulungsinhalte für das Senior Management konzentrieren sich auf den Bereich Sponsoring von Projekten und Teams. Durch diesen Themenfokus wird sichergestellt, dass durch die enge Einbindung in das Programm der für die Implementierung von Lean Six Sigma so wichtige Aspekt der vollen Unterstützung des Senior Managements gegeben ist. Darüber hinaus wird die Auswahl der für das Unternehmen wichtigen und kritischen Projekte sowie die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen gewährleistet. Seit 2011 ist die OE-Zielerreichung an die Bonus-Regelung geknüpft. Für das Mittlere Management, die Ebene der Abteilungsleiter, wurde Mitte 2010 das Programm "Exzellenz im Management" aufgesetzt. Bei diesem Programm stehen inhaltlich die Themenbereiche Motivation, Leistung, selbstgeführte Teams und effektive Problemlösung im Mittelpunkt. Jedes dieser Themenbereiche wird durch einen kurzen Theorieteil eingeleitet, dem sich ein über einen Zeitraum von einigen Wochen erstreckender Praxisteil anschließt, bei dem die Abteilungsleiter das Erlernte anwenden sollen. Feedback-Gespräche runden jeden Themenbereich ab. Ergänzt wird die Soft-Skill Ausbildung um Train-the-Trainer-, Projektmanagement-, Kommunikations- und Präsentations-Trainings für die Projektleiter.

Neben der Bereitstellung von Ressourcen, der Entwicklung einer Vision und Roadmap sowie der Durchführung von Projekten ist die Kommunikationsstrategie einer der, wenn nicht der entscheidende Erfolgsfaktor für das Gelingen eines nachhaltigen Kulturwechsels. Hier wurden zu Beginn der Aktivitäten der Namen "L6S-Initiative" vergeben sowie das eigene Maskottchen "Rotti" entwickelt. Dies erhöht den Wiedererkennungswert sowie eine Identifikation der Mitarbeiter mit der Initiative. Über aktuell abgeschlossene Projekte und Aktionen werden alle Mitarbeiter zeitnah informiert. Darüber hinaus wird monatlich eine Monatszusammenfassung erstellt. Die Information erfolgt über die Papierversion an speziellen Info-Boards, die über das gesamte Unternehmen verteilt und im gleichen Stil aufgebaut sind. Auf elektronischem Wege werden die Mitarbeiter über einen Blog mit dem Namen "Rottis Welt" informiert. Hier stehen den Mitarbeitern neben den erwähnten Infos zusätzliche Informationen wie "Tipps & Tricks" sowie ein Downloadcenter und Links zu externen Seiten zur Verfügung. Die mündliche Information der Mitarbeiter erfolgt zum einen über das Management, zum anderen finden in regelmäßigen Abständen Infotage statt, bei denen die Projektleiter ihre in dem Zeitraum abgeschlossenen Projekte in Form von Postern vorstellen. Einmal jährlich findet für alle ein so genannter "Rotti-Tag" statt, bei dem gemeinsam mit den Mitarbeitern, Projektleitern und dem Management die Erfolge des Jahres gewürdigt und gefeiert werden.

Und wo steht Rottendorf Pharma heute, nach 1,5 Jahren Operational Excellence? Rottendorf Pharma ist sicherlich noch lange nicht am Endziel angekommen, da vollständige Kulturwechsel mit vielen Veränderungen verbunden sind, die nicht über Nacht stattfinden. Auch ist sicherlich nicht alles glatt und in dem Tempo verlaufen, wie es sich das Unternehmen zu Beginn der Aktivitäten erhofft hat. Gleichwohl gilt es festzustellen, dass die sprichwörtliche Sau immer noch da ist, der Start sowie die ersten Schritte zu dem angestrebten nachhaltigen Kulturwechsel erfolgreich umgesetzt worden sind. Zahlreiche Projekte und Aktionen wurden gewinnbringend durchgeführt, die Ziele und nächsten Schritte sind definiert, die auch in Zukunft konsequent weiterentwickelt und verfolgt werden. So wird es Rottendorf Pharma mit Hilfe von OE und Lean Six Sigma gelingen, die Produktionsfirma zu werden beziehungsweise zu bleiben, die die volle Prozessverantwortlichkeit für alle technischen und Supply Chain Prozesse übernimmt, die der Kunde bei Rottendorf platzieren möchte.

 

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